Benchmarking é uma forma de descobrir como é que a melhor performance foi alcançada. Esta informação pode ser utilizada na identificação de falhas nos processos de produção de uma empresa no sentido de obter vantagem competitiva. É importante para a implementação do Pensamento Lean que:
• Se entenda o objetivo do uso do benchmarking;
• Se compreenda a diferença entre benchmarking e investigação pelo concorrente (competitor research);
• Se consciencialize um alinhamento do benchmarking com os objetivos da gestão da empresa.
Na aplicação de um processo de benchmarking deve-se ter em conta:
·
Política
da empresa;
·
Disponibilidade
de recursos;
·
Processos
em que se trabalha.
Para a aplicação do benchmarking, torna-se necessário:
1.
Compreender
onde estão as falhas na performance da empresa – isto ajudará a encontrar o que
necessita de benchmarking;
2.
Obter
aprovação da direção da empresa – isto permitirá eliminar barreiras, obter os
recursos adequados e acelerar o processo de benchmarking;
3.
Documentar
os objetivos e o escopo do benchmarking – isto é necessário para qualquer
projeto;
4.
Documentar
sobre o estado atual do processo – sem uma atualização sobre o estado do
processo:
a)
Tempo
e recursos podem ser desperdiçados conduzindo ao levantamento de dados que já
existem;
b)
O
projeto pode ter falta de foco, objetivo e profundidade de abordagem;
c)
O
benchmarking pode dar a imagem de meras visitas aleatórias para a colheita de
informação sem utilidade;
d)
A
empresa pode correr o risco de escolher parceiros ou referências que não são
melhores que aqueles que já existem no interior da mesma;
e)
A
comparação de dados extraídos do benchmarking pode estar enviesada.
5.
Chegar
a consenso sobre o que se pretende medir. As avaliações que o benchmarking
permite, são utilizadas como base de várias comparações:
a)
Determinar
a diferença de performance entre os parceiros de uma empresa;
b)
Rastrear
o progresso/desenvolvimento da empresa do presente para o futuro;
c)
Acompanhar
a evolução dos parceiros da empresa em torno dos seus próprios objetivos;
d)
Determinar
uma melhor performance com implementação de melhorias;
e)
Uso
de MAS – Measurement Systems Analysis
(metodologia para determinar se os erros e desvios dos sistemas de medição
(equipamentos de medição, sensores e outros dispositivos de medição) se mantêm
dentro de valores aceitáveis às exigências das especificações de produto ou
processo e estáveis ao longo do tempo):
I.
Estas
comparações serão válidas se a performance de todos os participantes no estudo
forem realizadas da mesma forma e no mesmo tempo.
II.
É
importante assegurar que os parceiros já realizam benchmarking ou que a
informação pode ser facilmente extraída de outras medições/avaliações
realizadas.
6.
As
medições/avaliações devem tornar claro:
a)
Sobre
o que está a ser medido/avaliado;
b)
Como
é que as unidades de medição são classificadas;
c)
O
que é que deve ser incluído na medição/avaliação;
d)
O
que é que não deve ser incluído;
e)
Como
se devem fazer os cálculos;
f)
Exemplos
das avaliações mais comuns.
7.
Haver
concordância sobre o que fazer benchmark. Este consenso permitirá:
a)
Entender
as diferenças entre as diferentes performances;
b)
Entender
o impacto para os clientes, parceiros e stakeholders;
c)
Priorizar
e selecionar uma a três unidades de medição para benchmark;
8.
Desenvolver
um plano para a colheita de informação;
9.
Identificar
as fontes de informação e iniciar a recolha de dados;
10. Construir um instrumento de
colheita de dados:
a)
Ter
o foco nos indicadores de excelência;
b)
Duas
páginas no máximo;
c)
30
minutos no máximo para ser preenchido;
d)
Detalhado
mas objetivo;
e)
Possuir
questões de escolha múltipla;
f)
Evidenciar
o planeamento, os objetivos e as fontes do estudo.
11. Explicar como contatar e descrever
a empresa(s);
12. Decidir se a informação recolhida
vai de encontro aos objetivos iniciais;
13. Coordenar a visita ao lugar;
14. Aplicar a aprendizagem para
melhorar as falhas na performance;
15. Estar em contato com a
administração da empresa para assegurar um apoio contínuo durante o estudo;
16. Desenvolver recomendações com a
administração;
17. Analisar e colocar em prática;
18. Saber quando atualizar ou
reformular o processo.
