Benchmarking & Pensamento Lean

Benchmarking é uma forma de descobrir como é que a melhor performance foi alcançada. Esta informação pode ser utilizada na identificação de falhas nos processos de produção de uma empresa no sentido de obter vantagem competitiva. É importante para a implementação do Pensamento Lean que:

• Se entenda o objetivo do uso do benchmarking;

• Se compreenda a diferença entre benchmarking e investigação pelo concorrente (competitor research);

• Se consciencialize um alinhamento do benchmarking com os objetivos da gestão da empresa. 

Na aplicação de um processo de benchmarking deve-se ter em conta:

·         Política da empresa;

·         Disponibilidade de recursos;

·         Processos em que se trabalha.

Para a aplicação do benchmarking, torna-se necessário:

1.      Compreender onde estão as falhas na performance da empresa – isto ajudará a encontrar o que necessita de benchmarking;

2.      Obter aprovação da direção da empresa – isto permitirá eliminar barreiras, obter os recursos adequados e acelerar o processo de benchmarking;

3.      Documentar os objetivos e o escopo do benchmarking – isto é necessário para qualquer projeto;

4.      Documentar sobre o estado atual do processo – sem uma atualização sobre o estado do processo:

a)      Tempo e recursos podem ser desperdiçados conduzindo ao levantamento de dados que já existem;

b)      O projeto pode ter falta de foco, objetivo e profundidade de abordagem;

c)      O benchmarking pode dar a imagem de meras visitas aleatórias para a colheita de informação sem utilidade;

d)      A empresa pode correr o risco de escolher parceiros ou referências que não são melhores que aqueles que já existem no interior da mesma;

e)      A comparação de dados extraídos do benchmarking pode estar enviesada.

5.      Chegar a consenso sobre o que se pretende medir. As avaliações que o benchmarking permite, são utilizadas como base de várias comparações:

a)      Determinar a diferença de performance entre os parceiros de uma empresa;

b)      Rastrear o progresso/desenvolvimento da empresa do presente para o futuro;

c)      Acompanhar a evolução dos parceiros da empresa em torno dos seus próprios objetivos;

d)      Determinar uma melhor performance com implementação de melhorias;

e)      Uso de MAS – Measurement Systems Analysis (metodologia para determinar se os erros e desvios dos sistemas de medição (equipamentos de medição, sensores e outros dispositivos de medição) se mantêm dentro de valores aceitáveis às exigências das especificações de produto ou processo e estáveis ao longo do tempo):

                                                        I.            Estas comparações serão válidas se a performance de todos os participantes no estudo forem realizadas da mesma forma e no mesmo tempo.

                                                     II.            É importante assegurar que os parceiros já realizam benchmarking ou que a informação pode ser facilmente extraída de outras medições/avaliações realizadas.

6.      As medições/avaliações devem tornar claro:

a)      Sobre o que está a ser medido/avaliado;

b)      Como é que as unidades de medição são classificadas;

c)      O que é que deve ser incluído na medição/avaliação;

d)      O que é que não deve ser incluído;

e)      Como se devem fazer os cálculos;

f)       Exemplos das avaliações mais comuns.

7.      Haver concordância sobre o que fazer benchmark. Este consenso permitirá:

a)      Entender as diferenças entre as diferentes performances;

b)      Entender o impacto para os clientes, parceiros e stakeholders;

c)      Priorizar e selecionar uma a três unidades de medição para benchmark;

8.      Desenvolver um plano para a colheita de informação;

9.      Identificar as fontes de informação e iniciar a recolha de dados;

10.  Construir um instrumento de colheita de dados:

a)      Ter o foco nos indicadores de excelência;

b)      Duas páginas no máximo;

c)      30 minutos no máximo para ser preenchido;

d)      Detalhado mas objetivo;

e)      Possuir questões de escolha múltipla;

f)       Evidenciar o planeamento, os objetivos e as fontes do estudo.

11.  Explicar como contatar e descrever a empresa(s);

12.  Decidir se a informação recolhida vai de encontro aos objetivos iniciais;

13.  Coordenar a visita ao lugar;

14.  Aplicar a aprendizagem para melhorar as falhas na performance;

15.  Estar em contato com a administração da empresa para assegurar um apoio contínuo durante o estudo;

16.  Desenvolver recomendações com a administração;

17.  Analisar e colocar em prática;

18.  Saber quando atualizar ou reformular o processo.